Empezaremos, sin embargo, por lo más accesible y tradicional: el software para centros de belleza, peluquerías o spas. Dentro de este rubro, las opciones nacionales (Argentina), iberoamericanas e internacionales (principalmente de E.E.U.U.), son variadas. Por tratarse de un asunto tan específico, no existen, sin embargo, muchas herramientas gratuitas, soluciones opensource o herramientas informáticas libres para esta actividad. El hecho de que las soluciones de pago sean tantas (y generalmente de alto coste) y las gratuitas tan pocas, hace, pues, que antes de elegir entre algunas de ellas, el profesional de la estética y la belleza deba analizar este asunto con profundidad. Ya que no todas aquellas soluciones específicas que prometen gestionar eficientemente desde un puesto de manicuria hasta un salón completo, cumplen siquiera medianamente con su promesa. Y, en última instancia, pues, antes de malgastar nuestro dinero en una solución cerrada que nos traiga más problemas que soluciones, siempre disponemos del adaptable y clásico paquete Office que, si sabe utilizarse, sirve para administrar o gestionar las distintas áreas y procesos de nuestro negocio de belleza.
Antes de encarar la informatización parcial o total de un salón de belleza o establecimiento similar, el análisis fundamental, se funda, como en la mayoría de los proyectos informáticos de cualquier naturaleza, en sopesar las ventajas e inconvenientes de las soluciones genéricas frente a las soluciones específicas. Se trata, claro, de la eterna disquisición entre generalidad o especificidad; de encontrar un justo medio, entre eficiencia y autonomía. Y esta elección, depende, a su vez, tanto del presupuesto financiero para la digitalización, como del nivel de conciencia digital del emprendedor. Es decir: de su capacidad para entrever en la informática un aliado eficazmente ubicuo para la gestión integral de un emprendimiento, y no, como en muchos casos sucede, de la instalación de equipos y/o programas informáticos sólo para satisfacer una cierta imagen de progreso y modernidad.
Decimos con lo anterior que solo si el responsable general del negocio se compromete para aprender todo cuanto le sea posible sobre el asunto, cualquier solución informática abierta o cerrada, genérica o específica, o una mezcla de ambas, va a ser una verdadera solución; por cuanto será escogida con un mínimo de conocimiento y prudencia. Por el contrario, ninguna solución informática será una solución verdadera, si el responsable y los que harán uso de la herramienta, se desentienden completamente de este “problema” y lo dejan en manos de un experto en informática, pero no en la gestión de un salón de belleza.
Algunos de los atributos o variables que deben analizarse antes de escoger el soft para informatizar esta clase de establecimientos son los siguientes:
Que los desarrolladores del software analizado tengan una trayectoria en el rubro y que el software escogido tenga algunas actualizaciones realizadas.
Existen en la web, principalmente en los repositorios de software, una miríada de programas semi gratuitos o utilidades shareware para establecimientos de belleza. La mayoría de ellos, sin embargo, no cumplen con los requisitos mínimos de calidad exigible para la digitalización de un establecimiento comercial de estética. Son aplicaciones bastante precarias que incluso en su versión registrada distan de resultar eficientes. Utilidades desarrolladas por programadores aficionados que generalmente no solo carecen del soporte necesario, sino de las funciones y actualizaciones más elementales para la gestión integral de un salón de belleza.
Si bien no tiene que resultar necesariamente oneroso, la digitalización de un emprendimiento comercial es un asunto complejo; un propósito que excede las posibilidades de un mero fichero informático. En todo caso, antes de avanzar en la compra o implementación y carga de datos en alguno de estos programas, dedique un buen tiempo a probar varios en su versión demo. No se deje impresionar por los comentarios de otros usuarios, pruébelos usted mismo. Y, fundamentalmente, analice con detenimiento el apartado de exportación e importación de datos: simule que ha comprado el programa y va abandonar su uso para determinar su verdadero grado de autonomía. Pero no pierda demasiado tiempo, ilusión o dinero intentando encontrar una ganga: tómelo, en cambio, como un buen ejercicio para familiarizarse con las limitaciones que no permitirá en soluciones más profesionales.
Verifique que el sistema sea robusto y escalable. Es decir: que pueda ir creciendo en prestaciones y evolucionando con su negocio, sin perder usabilidad o calidad. Ya que lo que hoy puede parecer una solución, más adelante puede transformarse en una pesadilla si los desarrolladores son perezosos o han escogido transformarlo en su rehén. No tenga en cuenta solamente las funcionalidades del programa. No se preocupe solamente por ver qué hace el programa, analice también cómo lo hace. Determine si el sistema o software soluciona problemas de un modo elegante o recurre a un sinnúmero de empastes para resolver un asunto sencillo. No transija tampoco con la apariencia o aspecto general del programa: pantallas llenas de rectángulos o botones gris acero, colores chillones, estadísticas anodinas y aspecto en general descuidado o desprolijo, no son, como muchas veces lo sugieren, señal de que el programador es un genio al que hay que perdonarle que sea poco dado a las cuestiones estéticas. No sacrifique la estética: hacer una interfaz atractiva, amigable, simple, intuitiva y elegante, es parte de la virtud de un programador, y no cuesta tanto. Además: ¿no es usted un trabajador de la belleza? ¿Le parece dejar de lado este aspecto?
Tenga en cuenta, por lo demás, que si escoge digitalizar su emprendimiento de manera progresiva y no total, aquella que solución que escoja para informatizar, por ejemplo, la facturación de su negocio, provenga de un proveedor que ofrezca aplicaciones multimodulares. Ya que si bien hoy usted escoge no digitalizar ciertas áreas de su negocio, sus necesidades pueden cambiar rápidamente, y varios sistemas de proveedores distintos, favorecen la redundancia y la poca interoperabilidad o ubicuidad de datos.
Un apartado importante es el de las capacidades estadísticas de los sistemas. En este sentido, varios son los programas para esta clase de establecimientos que prometen capacidades estadísticas poco menos que sorprendentes. La mayoría, sin embargo, tiene unas habilidades estadísticas bastante pobres: la típica barra o torta porcentual calculada sobre aspectos que casi nada nos dicen sobre la marcha real del negocio y poco colaboran con la toma de decisiones. No es que exijamos, aunque no estaría mal, capacidades estadísticas del estilo de Hans Rosling; pero este apartado dista de ser superfluo. Ya que de él dependen un buen número de esos insight´s que nos permiten averiguar dónde hacemos agua y cuándo debemos rectificar el rumbo.
Tenga en cuenta las cuestiones regionales: muchos de estos programas realizan cálculos financieros basados en monedas que pueden no corresponderse con la suya. Aunque no es indispensable, sería bueno que no sacrifique esta opción escogiendo un desarrollo con poca compatibilidad monetaria o impositiva. Ya que resulta tremendamente engorroso tener que hacer las conversiones manualmente o tener que echar de menos una solución a la que solo le faltaba una ligera modificación para adaptarse a sus necesidades. En igual sentido, no desprecie una solución simplemente porque la proveen empresas extranjeras o no está en su idioma. En todo caso, si el sistema se adecua bien a sus necesidades, póngase en contacto con los proveedores y averigüe si pueden traducir el software y brindarle soporte en castellano. Se sorprenderá de lo favorable que suelen ser las empresas de primer nivel a este tipo de requisiciones si ello significa ampliar mercados.
No acepte soluciones exclusivamente offline: me refiero, claro, a no escoger software que no interactúe con la red. Un software eficiente para la administración y gestión integral de salones de belleza, tiene que poder encargarse diligentemente de la comunicación con sus clientes y de su estrategia Web. Tiene que facilitarle la tarea de aprovechar los datos locales, para construir, a partir de ellos, un sitio dinámico de Internet. Ya que una sólida presencia Web caracterizada por la interactividad, ha dejado, en los tiempos que corren, de ser un opcional. Y en caso de que su soft no proporcione un modulo o la posibilidad de un modulo para estas necesidades, tendrá que invertir luego más dinero en la programación web.
En posteriores entradas estaremos analizando exhaustivamente este mercado de la belleza digital y las distintas herramientas informáticas relacionadas con la estética y la informática.
Un abrazo y hasta la próxima.
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